7 Errori che ci impediscono di essere efficienti

Sei il tuo capo, ma stai lavorando 12 ore al giorno.

Hai iniziato la tua attività perché vorresti essere il boss.

Sei appassionato da qualcosa e forse… pensi anche che potresti cambiare il mondo. All’inizio la vita di un imprenditore sembra solo eccitante.

Poi, quando inizi concretamente a gestire la tua Impresa, la realtà ti si presenta senza sconti e senza alcun fascino. Sei sopraffatto e affronti troppe priorità (cioè non hai priorità). Ti senti occupato ma non stai ottenendo i risultati che desideri. 

Non sei il solo. Molti, se non la maggior parte degli imprenditori, ad un certo punto (o per sempre!) si sentono così. 

È possibile ottenere il controllo della propria attività e passare dall’essere reattivi alla proattività. E’ -solo- necessario uno sforzo deliberato e molta concentrazione.

7 errori che ci costringono all’inefficienza:

Dire Sì a tutto

All’inizio della propria attività si vuole – e spesso si deve- dire di Sì a tutto. Serve qualsiasi cliente, qualsiasi progetto. Si affronta qualsiasi evento possibile per promuovere il proprio marchio.

Il problema è che man mano che si cresce, si continua a dire di Sì a tutto. 

E alla fine si inizia a dire Sì a troppe cose, che impediscono di dire Sì alle cose che contano.

Il tempo è una risorsa definita e gli imprenditori efficienti imparano a gestire il loro tempo e a dire “NO”.

Cosa fare: Esercitarsi al NO. Dire NO ai tipi di progetti che non coinvolgono il nostro target e le nostre aree di competenza. Dire NO a eventi che non offrono un ritorno misurabile. Dire NO alla risoluzione di problemi che non sono della massima priorità. 

Dire NO non significa necessariamente NO per sempre – significa “non ora”. 

Dicendo NO, ci liberiamo per dire SI’ alle cose che contano davvero ed alle cose che ci avvicineranno ai nostri obiettivi.

Fissare priorità vaghe per la settimana

Il problema, quando ci si trova a scrivere una to-do list o una serie di priorità come “lavorare sul marketing” o “trovare nuovi canali di distribuzione” è che si tratta di propositi troppo generici. 

Non è chiaro cosa si sta cercando di realizzare o come sapremo quando si è raggiunto l’obiettivo. 

Si inizia con sforzi immani per avviare l’attività e si finisce…senza sapere quando si è finito.

Cosa fare: Stabilisci obiettivi SMART. L’acronimo SMART è arcinoto e può essere definibile con Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Tempestivo (con qualche forzatura linguistico-semantica, è tradotto dall’inglese). Definire obiettivi SMART aiuta ad avere la certezza di essere concentrati su ciò che si sta cercando di realizzare e sul timing delle attività. 

Essere specifici sugli obiettivi per la settimana ci costringe a pensare in modo più strategico e dovrebbe anche aiutare a capire meglio quanto tempo si investirà in ogni priorità.

Lasciare che sia la lista delle cose da fare a gestirci invece di gestire la nostra lista delle cose da fare

Abbiamo tutti una lista di cose da fare che sembra non finire mai. E ci sono sempre nuove attività da aggiungere. 

Quindi, come prendere il controllo della lista prima che questa prenda il controllo di noi? Dovremmo fare scelte in modo deliberato e consapevole. 

Cosa fare: Osservare la lista delle cose da fare e chiedersi: “Quali sono le cose più importanti -e di maggior impatto- su cui dovrei concentrarmi questa settimana? Concentrarsi su queste cose prima di tutto, in modo da essere proattivi e strategici. 

In pratica, quali sono le cose su quella lista che avranno un impatto maggiore nell’aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi? 

Affidarsi alla memoria per ricordare le cose

Ci persone da seguire, incontri a cui partecipare, clienti da incontrare e cose da fare. Non bisogna commettere l’errore di cercare di ricordare tutto affidandosi alla memoria. 

Siamo umani (quasi tutti:) e siamo umanamente destinati a dimenticare. Anche se la nostra memoria è eccellente, sprecheremmo “larghezza di banda mentale” cercando di ricordare inezie quando potremmo liberare la mente per concentrarci su cose importanti.

Cosa fare: E’ banalmente sufficiente utilizzare un “sistema” per ricordare tutte le cose che abbiamo in agenda. Utilizziamo un software CRM per governare priorità e impegni ed una qualsiasi applicazione per Pc e smartphone per memorizzare note e spunti. Basta pochissimo.

Per le note “volanti” (preziosissime) io uso i “messaggi vocali salvati” di Telegram, per esempio.

Per il CRM, in Puntoexe usiamo Daylite per MacOs (non è una marchetta 🙂

Non definire il tempo massimo per ogni attività

Ci sono giorni in cui inizi il lavoro sulle tue priorità e arrivi a fine giornata avendo concluso -una- attività? Probabilmente non stai facendo un così grande lavoro nel gestire il tempo, oltre alle priorità.

Cosa fare: Elabora la lista di priorità della giornata e ipotizza quanto tempo sarà necessario per ognuna di esse. Usa il calendario o il CRM per bloccare il tempo per ciascuna di queste attività chiave. 

L’attività più importante richiederà 30 minuti o 3 ore? Blocca il tempo nel calendario. Poi l’attività successiva ed avanti così. Questo ci costringerà ad essere realistici circa il tempo che si ha a disposizione in modo da stimare con maggior precisione i risultati della giornata/settimana. 

Rimanere bloccati in modalità “urgenza”

Tutti i giorni succedono cose che richiedono la nostra attenzione. Il vero problema è quando si inizia a spendere la maggior parte del tempo a combattere -solo le urgenze-. Se permettiamo alle emergenze di dettare il nostro tempo, non avremo ovviamente abbastanza tempo per lavorare sulle priorità che effettivamente contano.

Cosa fare: Usare la matrice per la gestione del tempo di Steven Covey (aka Matrice Eisenhower). 

L’obiettivo è trascorrere la maggior parte del tempo nel quadrante importante e non urgente. Quando si manifesta una situazione urgente ma non importante, delega! 

Lascia, e fai in modo, che il tuo team si faccia avanti e si assuma più responsabilità sulle attività quotidiane in modo da non dover essere il collo di bottiglia e il punto di innesco per ogni piccolo problema. 

Se qualcosa non è urgente e non è importante, devi dire NO. Ancora una volta, questo potrebbe non significare NO per sempre, ma NO in questo momento. 

Cercare di fare tutto da soli

Quando si avvia la propria attività è necessario essere tuttologi. Bisogna fare di tutto. Il problema è che, mentre si cresce, la cosa che ci ha reso “imprenditori” può essere ciò che soffoca la nostra crescita.

Si tratta della volontà di essere sempre in controllo. 

Cerchiamo di fare tutto da soli o di supervisionare tutto quello che fanno i collaboratori. Diventiamo micromanager e limitiamo la crescita della nostra azienda perché diventiamo il collo di bottiglia più grande.

Cosa fare: Delegare, delegare, delegare, delegare, delegare. 

Stabilite le aspettative per i compiti assegnati e le eventuali limitazioni o parametri. Poi fare un passo indietro e lasciare che i nostri collaboratori facciano il lavoro. 

***

Passare dalla modalità “reattivo” a quella “proattivo” può essere impegnativo, ma è possibile farlo con sforzo e attenzione deliberati.

Deliberati, perché non esistono scorciatoie neanche in questo scampo 🙁

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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