Automazione agile e snella: 3 fasi per adottarla

La nuova automazione è intelligente, veloce e snella.

Nella maggior parte delle aziende, il profilo dello sviluppo tecnologico su larga scala ha avuto un aspetto sorprendentemente simile negli ultimi decenni. Ad investimenti importanti hanno fatto seguito… budget sforati quasi costantemente.

Sistemi gestionali ERP, CRM e software di pianificazione della produzione, tra gli altri, hanno aiutato negli anni le aziende a ottimizzare innumerevoli funzioni ed a raccogliere moli di dati importanti (molti di questi sistemi richiedono ancora una significativa elaborazione manuale, purtroppo). 

Anche se la tecnologia gestionale aziendale rimane essenziale per tutte le operazioni delle PMI, è evidente come molti di questi sistemi abbiano raggiunto il punto di massima resa.

Fortunatamente, la velocità, la scalabilità e il costo dell’automazione stanno evolvendosi oltre questo livello. Tecnologie intelligenti come l’automazione di processo robotizzata, l’apprendimento delle macchine e i sistemi di elaborazione del linguaggio naturale offrono alle nostre aziende nuove opportunità per migliorare le prestazioni dei processi e realizzare risparmi significativi sui costi. 

Queste tecnologie possono essere implementate in brevi “scatti”, focalizzati su un problema specifico, con costi gestibili. 

L’automazione snella ci offre la rapida implementazione di tecnologie flessibili e adattabili, che colmano le lacune lasciate dai sistemi aziendali attuali per garantire nuovi livelli di produttività. L’impatto potenziale è impressionante: le automazioni “leggere” possono migliorare la produttività dei singoli processi dall’80% al 100% (il top di gamma si riflette nella transizione verso soluzioni touchless) e le funzioni complessive del 20% o più. Rapporti recenti e l’esperienza che si sta maturando con la fatturazione elettronica, per esempio, hanno rilevato che nella funzione amministrativa l’automazione potrebbe ridurre fino al 46% i tempi e i costi di processi chiave come la fatturazione, il reporting gestionale, la contabilità generale e il budgeting. 

Lo stesso livello di miglioramento è possibile in altre funzioni, come il servizio clienti, la gestione della supply chain e le vendite. 

Questa capacità di affrontare i problemi a livello di singola attività segna un cambiamento significativo nell’impatto della tecnologia nelle nostre Imprese.

L’IT aziendale diventa flessibile

L’automazione leggera non sostituisce l’automazione “strutturale”. Si affida invece alle nuove tecnologie per costruire efficienza sulle fondamenta dei dati e dei processi standardizzati che le iniziative su larga scala hanno formalizzato. L’approccio dell’automazione snella presenta diverse differenze chiave rispetto alla automazione su larga scala che consente di migliorare i processi fondamentali.

Per prima cosa, l’automazione snella è più facile da implementare e molto meno costosa. Le iniziative IT su larga scala di solito si applicano a un’intera funzione, come la supply chain o il canale di vendita. Ciò comporta un coordinamento significativo ed impegnativo tra i vari responsabili ed i dipendenti in prima linea. 

Al contrario un’automazione specifica può essere applicata a singoli processi o attività. Per esempio, potremmo attivare degli automatismi -bot- per estrarre dati finanziari specifici per cliente e caricarli sulle piattaforme di scambio dati utilizzate dalla rete vendita. Questi strumenti così mirati non richiedono investimenti e processi di acquisto “istituzionali”.

L’automazione leggera è anche molto più flessibile. 

Tradizionalmente, le PMI non potevano iniziare a trarre vantaggio dalla tecnologia di automazione fino a quando non avevano processi e database standardizzati, il che poteva richiedere… anni.

L’automazione snella, al contrario, non dipende dalla standardizzazione generale, ma permette di sfruttare set di dati e di funzioni circoscritti, offrendo risultati immediati.

I nostri collaboratori e dipendenti sono abituati a progetti IT su larga scala che “superano i limiti” delle promesse e dei tempi di consegna. Dimostrare forti ritorni in breve tempo convertirà anche i più scettici.

Il mindset dell’automazione

La distinzione tra automazione snella e automazione strutturale offre alle Imprese un livello fondamentalmente diverso di prestazioni operative e di costi. 

Ma adottare il nuovo approccio all’automazione può essere una sfida per PMI in cui le iniziative su larga scala sono state a lungo la norma. Ci viene richiesto un cambiamento significativo di mentalità. 

L’automazione snella in 3 fasi:

1.Concentrarsi sul valore. Poiché l’automazione leggera può risolvere problemi mirati, spetta agli Imprenditori identificare le applicazioni che offrono il massimo valore potenziale. 

E’ necessario cioè rimanere fedeli all’obiettivo ed evitare di diventare eccessivamente ambiziosi in termini di portata del progetto. Dimostrare forti ritorni in breve tempo convertirà al nuovo verbo i collaboratori e tutta la catena del valore aziendale. Piccoli progetti di automazione di solito si possono completare in 8-12 settimane.

2.Considerare il futuro del lavoro. L’automazione da sola non consente di risparmiare denaro o di migliorare le prestazioni: anche le persone e i processi dovranno cambiare. 

E questa è un’area in cui aleggia una comprensibile ansia; l’automazione alimenta il timore che le macchine prendano il posto delle persone. 

Ma l’esperienza suggerisce che molte delle attività che vengono automatizzate sono attività che le persone tendono a non voler più fare. Oppure si tratta spesso di attività per le quali una piccola automazione può effettivamente migliorare le prestazioni dei singoli – per esempio, introducendo algoritmi predittivi che aiutano a prendere decisioni migliori e liberano il tempo per attività più gratificanti, interessanti e ad alto valore aggiunto.

Si tratta di un modo di lavorare completamente nuovo, e dovremo assicurarci che i collaboratori acquisiscano le opportune conoscenze e abilità per avere successo. Dovremo assicurarci che anche la mentalità e i comportamenti di tutti cambino di conseguenza.

3.Avere una visione d’insieme. La trave portante di questo nuovo modo di lavorare è… la strategia. Le PMI devono conoscere i propri punti di forza e la propria “differenza”. Le aziende dovranno avere uno approccio nuovo alla loro struttura organizzativa per garantire alle persone la libertà di sviluppare soluzioni creative -e sperimentare-. 

L’automazione snella funziona bene a livello di singoli processi o compiti. Per questo, dovremmo fissare limiti precisi per garantire e ottenere responsabilità, e poi lasciare che i reparti e gli uffici adottino gli strumenti come meglio credono.

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I sistemi su larga scala, pur impegnativi da implementare, hanno creato dati ed esperienze preziosi in quasi tutte le funzioni aziendali. 

Ora, con le nuove tecnologie che hanno a disposizione, le nostre aziende possono far funzionare questo patrimonio in modi che erano per lo più inediti solo due o tre anni fa. 

La prossima generazione di automazione è agile e snella!

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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