Automazione dei processi: Attenzione agli errori più comuni

L’automazione dei processi rappresenta un modo concreto per eliminare le attività ripetitive e di poco valore, dispendiose in termini di tempo e costose per l‘organizzazione, sostituendole con processi più rapidi e automatizzati. Vogliamo ridurre le rielaborazioni ed i costi e offrire una migliore esperienza ai nostri collaboratori.

Ora che è stata riconosciuta come un elemento fondamentale della trasformazione digitale, l’automazione dei processi sta ottenendo la sua giusta quota di attenzione. 
Finalmente.

Sebbene possa rappresentare un’opportunità straordinaria per spingere crescita, innovazione e vantaggi competitivi, l’automazione dei processi non è certo a prova di errore.

L’automazione implica molto più che portare in reparto o in ufficio nuovi strumenti tecnologici. Richiede una rigorosa disciplina per -leggere- il processo dall’inizio fino alla fine e per raccogliere i frutti del miglioramento continuo.

Esistono numerosi strumenti per l’automazione di flussi e processi, dalle soluzioni di gestione del Workflow aziendale all’automazione dei processi via robot. 
La parte difficile non sta nel trovare la tecnologia: il vero lavoro inizia una volta firmato l’ordine d’acquisto!

Mentre molte Imprese iniziano con le migliori intenzioni, succede spesso che non riescano a rendersi conto che non sono pronte ad automatizzare le loro attività perché… non sanno davvero quali siano i loro processi. 

Spesso i processi non sono ben documentati o elaborati neanche a partire dalle pratiche quotidiane più comuni. 
Di contro, esiste talvolta una dipendenza eccessiva dalla conoscenza “ancestrale”, storica, che non è possibile trasformare in processi condivisi.  “Questo è il modo in cui è sempre stato fatto”, a volte può essere la forza più potente nel reprimere l’innovazione.

Il segreto è non frustrarsi. 
Ricordiamoci che trasformare i processi è … un processo – un processo che richiede disciplina.

3 passaggi importanti per guidare le nostre iniziative di automazione dei processi:

1. Scoprire cosa vogliamo automatizzare

Non è che le Imprese non sappiano cosa vogliono automatizzare. 
È che, troppo spesso, la quantità di processi che necessitano di automazione è così numerosa, che sapere da dove iniziare può essere quasi impossibile. 
Inoltre, dedicare a questa attività le giuste risorse ma troppo presto comporterà sprechi e risultati insufficienti.

Un buon approccio consiste nel definire un “kit di base” fra i processi da automatizzare. Si garantiranno rapidamente ritorni tangibili rispetto agli sforzi profusi. 
I processi ideali da esaminare (come la gestione dei collaboratori) sono quelli che richiedono molto tempo e molta gestione con poco valore aggiunto nel coordinamento. 

Non commettiamo l’errore di affrontare prima i processi “mission-critical”, perchè i rischi da affrontare nelle prime attività pilota dell’automazione sarebbero eccessivi ed in grado di incrinare la fiducia nei risultati futuri.

Molte Aziende impiegano ancora molto tempo per svolgere attività manuali ripetitive. Questo tipo di attività include spesso input-output dei dati, elaborazione delle operazioni di magazzino e immissione di informazioni sui clienti negli archivi dei sistemi gestionali: questi processi sono maturi per l’automazione!

Una volta identificati questi processi, potremo tracciare il corso del cambiamento. E quando avremo raggiunto i primi obiettivi, potremo passare ad automatizzare processi più mission-critical e centrati sul cliente.

2. Determinare le regole per le nostre attività di automazione

Sono ormai disponibili molte risorse informative sulla modellizzazione dei processi aziendali, il metodo di rappresentazione grafica e l’integrazione tra le applicazioni.
Con questi strumenti e informazioni, il processo attuale -cosi come è- potrà essere analizzato, migliorato e automatizzato.

Come parte di questa attività, dobbiamo riconoscere delle regole condivise per governare i processi e le condizioni per l’escalation di automazione – Chi ha l’autorità per fare cosa? In quali circostanze? In quali scenari?

Mentre le nostre Imprese procedono con queste mappature… potremmo scoprire che stiamo facendo cose sbagliate. Spesso in questa fase diventa chiaro che i processi esistenti sono un residuo dei bei tempi passati. 
La crescita organica si traduce in genere in soluzioni rapide ai problemi del momento, con scarsa attenzione alle esigenze future di flessibilità o scalabilità del processo.

Questo fase di “pulizia” può essere vissuta come una “terapia organizzativa”. Solo comprendendo le regole che governano i processi ed i flussi di valore, le Aziende possono capire se tali regole sono ancora pertinenti e applicabili. 
Le Imprese, in certi casi, potrebbero dover infrangere le regole per creare un metodo di lavoro più rapido ed economico.

Dice il saggio: “semplifica il più possibile”. Più semplice è il processo, più facile è ottenere il risultato atteso.

3. Monitorare e misurare i risultati per dar vita al miglioramento continuo

“Configuralo e dimenticalo” non ha spazio nell’automazione dei processi. 

Il monitoraggio dei risultati è fondamentale per valutare le prestazioni e raccogliere le osservazioni necessarie per effettuare “revisioni” dei processi che migliorano l’efficienza e l’efficacia.

Spesso, purtroppo, questo passaggio viene trascurato a causa della mancanza di attenzione o risorse.

È importante disporre di metriche per misurare le prestazioni dei processi. 
Si valuteranno Indicatori di Performances delle attività correnti e Indicatori di Performances dei risultati globali (KAI e KPI).
Senza questi dati, può essere difficile per chiunque comprendere se procedure e processi stanno diventando obsoleti o inefficaci. 

E come per tutte le trasformazioni, solo con l’oggettività potremo “vedere la luce”. 

Se le nostre Imprese sono pronte ad affrontare il vero lavoro necessario per l’automazione dei processi, raccoglieremo i frutti del risparmio sui costi e della maggiore efficienza, offrendo migliori esperienze a collaboratori e clienti.

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