Checklist: 4 liste di controllo utili per potenziare la produttività della PMI

Le checklist (checklist: sostantivo – elenco delle voci corrispondenti ai controlli da eseguire nelle varie fasi di operazioni complesse – liste di controllo) possono sembrare uno strumento di gestione troppo semplice, talvolta banale. Al contrario, possono amplificare la nostra produttività prevenendo errori evitabili e risparmiando moltissimo tempo.

Quando si tratta di fare di più -e meglio-, una lista di controllo è una parte cruciale del percorso verso il risultato, perché aiuta il processo decisionale, l’efficienza dei processi in generale e la disciplina che porta a prestazioni più elevate.

Le checklist fanno risparmiare tempo perché… non ci obbligano a reinventare la ruota, semplicemente strutturando le attività in un formato sequenziale e ordinato. 

Soprattutto se ci troviamo nella necessità di gestire ed organizzare una PMI, destrutturare compiti e processi complicati in passaggi facili da seguire e verificabili, può avere un notevole impatto anche quando le singole attività possono sembrare ovvie.

Le checklist, in sostanza, possono evitare a noi ed alla nostra squadra di rispondere alla fatidica domanda: “Cosa devo fare dopo?”. 

Dobbiamo fare attenzione, le checklist non riguardano tanto le attività quotidiane e le cosiddette to-do lists. Organizzare la giornata sarà argomento di altri post. 

Le checklist che ci interessano sono quelle che dettagliano un processo o una attività.
Sono protocolli di lavoro codificati e standardizzati che permettono di ottenere risultati costanti e indipendenti da persone o strumenti che li producono. 

Valutiamo 4 esempi di liste di controllo che possiamo utilizzare per trasformare il modo in cui facciamo le cose, ridefinendo la nostra produttività, efficienza e carico di lavoro:  1. Ingresso di un nuovo dipendente
Quando procediamo con un’assunzione, vorremmo che il nuovo collaboratore fosse operativo in tempi strettissimi. Le attività da pianificare sono però davvero sono tante.

Avere una lista di controllo per questo processo ci aiuta a guidare ed impostare il nuovo dipendente verso risultati più pronti e, soprattutto, ottenuti in modo consapevole. 
In linea generale, la checklist di onboarding potrebbe essere simile a questa:

  1. Imposta cedolini paga, benefit e compensi concordati
  2. Imposta l’email aziendale
  3. Fornisci accesso agli strumenti aziendali (macchine e strumenti).
  4. Aggiungi alla mailing list interna per la newsletter e per il diario per i collaboratori (abbiamo un diario per i collaboratori, vero?)
  5. Organizza incontri con il nuovo assunto e ciascun capo ufficio/reparto con il quale verrà in contatto/lavorerà
  6. Fornisci un elenco di manuali e libri richiesti/consigliati.

In Puntoexe abbiamo una procedura più dettagliata (e certamente perfettibile):

Avviamento
Definizione e spiegazione della Mansione
Come presentarsi a clienti e controparti
Organizzazione Puntoexe 
Hats, Ruoli, Persone e Relazioni Puntoexe
Processi
Controparti
Risposte e tone-of-voice 
Strumenti Generali
MetodoPuntoexe in uso Puntoexe
Il Blog, Linkedin, gli Eventi

Affiancamento Tecnico
Utilizzo xDesk (sistema ticketing)
Organizzazione archiviazione dati Puntoexe
GitHub
Formazione Tecnica in Puntoexe ed extra

Affiancamento Funzionale
Panoramica Programmi Gestionali
Formazione funzionale Programmi Gestionali 
Info su base dati

2. Annuncio di nuovi servizi, prodotti, promozioni o eventi
Se abbiamo lavorato tanto ed in tanti per creare qualcosa di nuovo, vorremo essere sicuri che tutti lo sappiano! Potremmo usare -e arricchire- questo elenco quando lanciamo una nuova funzione o un nuovo prodotto per assicurarci che nessuno dei dettagli scivoli attraverso le fessure della memoria. 

L’obiettivo è che clienti, prospect e collaboratori siano ben consapevoli della novità:

  1. Crea i contenuti nella forma (e nel contenuto!) adatti per ogni canale di comunicazione
  2. Crea un calendario serrato per la comunicazione della novità
  3. Aggiorna il  sito web 
  4. Annuncia la novità con un post sul blog
  5. Invia alla mailing list 
  6. Pubblica sui social media 
  7. Pubblica un comunicato stampa se il tuo target viene raggiunto da questa forma (obsoleta?) di comunicazione
  8. Includi nella newsletter interna

3. Pipeline commerciale
L’abito non fa il monaco. D’accordo. Ma le prime impressioni sono cruciali anche se questo non è bello/giusto/corretto/gradevole.

La prima interazione con il cliente può fare sbocciare o crollare definitivamente l’affare che stiamo inseguendo. Può addirittura avere un impatto su potenziali referral. 

Non vogliamo perdere il nuovo cliente per uno stupido dettaglio che solo un poco di focalizzazione e cura ci avrebbero permesso di gestire. 
Questo elenco di controllo può aiutarci ad accertarci che noi ed il nostro team stiamo offrendo ai nostri nuovi clienti la migliore esperienza possibile con la nostra azienda: 

  1. Organizza un incontro di qualificazione
  2. Invia materiale/contenuti di valore prima dell’incontro
  3. Incontra il cliente per stabilire bisogni, obiettivi e aspettative
  4. Ringrazia per l’incontro e nel contempo invia altro materiale/contenuti di valore
  5. Invia proposta / piano
  6. Follow up per tracciare / modificare la proposta
  7. Invia altro materiale/contenuti di valore
  8. Conferma e firma il contratto
  9. Ringrazia inviando ancora contenuti adatti alla situazione
  10. Imposta la nuova checklist per le fasi di consegna e verifica 

La prima interazione con il cliente può fare sbocciare o crollare definitivamente l’affare che stiamo inseguendo.

4. Completamento progetto
La fine di un progetto è anche l’inizio di una nuova tipologia di relazione a lungo termine con il cliente, se giochiamo bene le nostre carte. Non solo potremo creare vendite ricorsive con un cliente “felice”, ma potremmo anche generare nuove opportunità attraverso referral e passaparola.

Non servono attività articolate. Una lista semplice -ma da attivare sempre-, ci consente di massimizzare i vantaggi di un cliente soddisfatto, cui non mancheremo di mostrare la nostra gratitudine per averci scelto:

  1. Follow-up con il cliente per assicurarsi della sua soddisfazione (non diamola per scontata)
  2. Invia la fattura 
  3. Invia casi d’uso e manualistica che aiuti a sfruttare al meglio ciò che ha acquistato
  4. Chiedi informazioni al cliente sulle modalità di utilizzo del tuo prodotto/servizio (potresti scoprire modi nuovi di usare/proporre quanto venduto)
  5. Chiedi al cliente una referenza (magari con il metodo d.r.i.n.g. dell’amico @PaoloPugni)
  6. Invia un avviso di cortesia una settimana prima della scadenza della fattura
  7. Accertati che la fattura sia pagata e, se necessario, dai seguito ai solleciti

Caratteristiche di una checklist efficace

  • Ogni voce deve essere chiara e succinta. Aiuta le persone che ci lavoreranno!
  • Organizza le voci per categoria. In questo modo è possibile navigare facilmente tra le diverse sezioni e trovare rapidamente gli argomenti su cui si sta lavorando.
  • Deve essere facili da capire e utilizzare. Creare -semplici- passi che ricordano all’utente, in modo semplice, quali attività eseguire.
  • Continua a perfezionare la lista di controllo. I continui miglioramenti renderanno la checklist più efficace.

***
Le liste di controllo consentono di risparmiare tempo perché… non è necessario utilizzare il tempo per ricordare i passaggi di una attività. Le liste di controllo, inoltre, consentono di delegare i compiti in modo sicuro ed efficace. 
L’utilizzo di checklist è un ottimo modo per rendere la nostra vita lavorativa più semplice e la nostra Azienda più produttiva.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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