Come creare il tempo per l’efficienza

Più ore al giorno. È un desiderio di molti, impossibile da realizzare. 

Ma cosa succederebbe se si potesse liberare del tempo “significativo” nel nostro quotidiano, diciamo fino al 20% della giornata lavorativa, per concentrarsi sulle responsabilità che contano davvero? 

La risposta per essere più produttivi è tanto semplice quanto apparentemente banale: eliminare o delegare compiti non importanti e sostituirli con altri a valore aggiunto. 

Trascorriamo gran parte del nostro tempo in attività discrezionali che offrono poca soddisfazione personale e potrebbero essere gestite con competenza da altri. 

Perché continuiamo a svolgerle? Perché liberarsi del lavoro è più facile a dirsi che a farsi. Tendiamo infatti ad “aggrapparci” istintivamente a compiti che ci fanno sentire impegnati e quindi importanti.

Potremmo diventare più produttivi valutando consapevolmente come spendiamo il nostro tempo; decidendo quali compiti sono più importanti per noi e per le nostre Imprese e… lasciando perdere il resto o delegandolo a chi lo può svolgere con efficacia.

Perché è così difficile​ Il cosiddetto “lavoro d’intelletto” rappresenta una vera sfida perché è difficile da analizzare e la sua qualità è spesso soggettiva.

Ognuno di noi dedica grandi quantità di tempo ad attività noiose ed a scarso valore aggiunto, come il lavoro burocratico d’ufficio e la “gestione trasversale” dell’Impresa (per es. incontri con persone di altri uffici e reparti).

Questo accade perché la maggior parte di noi si sente impigliata in una rete di impegni da cui può essere difficile e doloroso districarsi. Talvolta ci preoccupiamo di deludere i nostri collaboratori se smettiamo di svolgere determinati compiti. 

Inoltre, le voci meno importanti nelle nostre liste di cose da fare non sono del tutto prive di benefici. Fare progressi in qualsiasi compito, anche se non essenziale, aumenta la nostra percezione di impegno e soddisfazione.

Cosa possiamo fare

Proviamo ad apportare piccole ma significative modifiche alla nostra routine di lavoro quotidiano:

Identificare i compiti di basso valore

Partiamo dalla base; esaminiamo tutte le nostre attività quotidiane e decidiamo quali:

  • Non sono così importanti né per noi né per la nostra Impresa 
  • Facili da abbandonare, delegare o esternalizzare. 

Saremo sorpresi di notare… quanto tempo sprechiamo nello smistamento dei documenti 🙂

Decidere se abbandonare, delegare o riprogettare

Ordiniamo i compiti di basso valore in tre categorie: 

  • Vittime immediate (cose che possiamo smettere di fare adesso, senza effetti negativi)
  • Opportunità di scarico (attività che possono essere delegate con il minimo sforzo) 
  • Riprogettazione a lungo termine (lavori che devono essere ristrutturati o revisionati)

Scopriremo che queste valutazioni ci costringeranno a riflettere attentamente sul nostro reale contributo all’Impresa. Facciamo un passo indietro e chiediamoci: “Dovrei farlo in prima persona? Può farlo il mio collaboratore? È all’altezza?”.

Assegnare il tempo risparmiato

L’obiettivo, naturalmente, è quello di essere non solo efficienti ma anche efficaci. Il passo successivo consiste quindi nel determinare come sfruttare al meglio il tempo risparmiato. 

Proviamo a identificare (e scrivere!) due o tre cose che dovremmo fare ma non facciamo mai, e poi teniamo nota dell’uso del nostro “nuovo” tempo. 

Potrà succedere che il tempo risparmiato venga inghiottito dagli imprevisti; se accade sempre, non abbiamo un problema ma siamo il problema.

Impegnarsi nel nuovo piano di lavoro

Anche se questo processo è ovviamente autogestito, è fondamentale condividere il piano con un collega o un collaboratore per spiegare da quali attività si sta “uscendo” e perché.

Accettare di discutere ciò che si è raggiunto ci impedirà di scivolare di nuovo nella routine delle cattive abitudini. 

***

Con relativamente poco sforzo e nessun imperativo, il piccolo intervento che possiamo attuare può aumentare significativamente la produttività del nostro lavoro e dei nostri collaboratori. 

Per ottenere risultati, non è necessario riprogettare l’organizzazione dell’Azienda, reingegnerizzare ex-novo un processo o modificare il modello di business. 

Tutto quello che dobbiamo fare è farci le domande giuste e agire sulle risposte.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: