Gestione del tempo. Come dare priorità alle proprie attività quando tutto sembra importante

Gestire un’azienda comporta certamente un bel numero di vantaggi. Essere un Imprenditore può offrire soddisfazioni professionali (e non solo) immensamente superiori rispetto a qualsiasi altro percorso lavorativo. 

C’è anche qualche, piccolo, lato negativo.

Considerando il numero di compiti e responsabilità che la quotidianità riserva, la gestione del tempo può presto diventare una preoccupazione che potrebbe influire sulla rapidità o sull’efficienza con cui raggiungiamo i nostri obiettivi – senza contare il livello di stress accumulabile-.

Con un milione di miliardi di incombenze, come possiamo gestire tutto senza essere sopraffatti? 

Quando tutto sembra ugualmente importante, è necessario creare un piano d’azione che ci consenta di -fare-le-cose e raggiungere i nostri obiettivi.

Alcuni suggerimenti per aiutarci a capire… cosa deve essere fatto:

Crea un elenco di tutte le attività correnti
Avere un elenco di cose da fare proprio di fronte a noi può essere più utile di quanto immaginiamo. 

Essere organizzati è essenziale quando si tratta di completare ogni incarico in modo corretto e tempestivo; quindi iniziamo inserendo in un elenco tutto ciò che si prevede di fare. 
Basta scrivere tutte le attività senza un ordine particolare, così sarà più facile valutarle singolarmente. Può essere utile produrre una sorta di “brogliaccio”, un elenco grezzo che permette di stimare meglio la quantità di lavoro da svolgere.

Dopo aver analizzato attentamente il carico di lavoro che dobbiamo affrontare, potremmo anche distribuire le attività in modo gerarchico, in una struttura che assomiglierà a una piramide.

Supponiamo di avere uno spettro di compiti da eseguire entro un mese. Dopo aver annotato tutte le attività da completare, disponiamole in settimane di settimane e giorni. Questo ci consentirà di distribuire uniformemente gli sforzi su tutti gli incarichi e di allocare il tempo necessario per completarli. 

Uno sguardo costante alla tua lista di cose da fare ci terrà “in guardia” e ci impedirà di perdere la cognizione del tempo o di trascurare un compito importante ed essenziale per la nostra attività. Ovviamente ci ricorderemo di tenere aggiornato l’elenco principale e barrare le attività che siamo riusciti a completarle. Vedere i nostri progressi costanti potrebbe influire sulla nostra produttività in modo davvero positivo.

Organizza i compiti in base alla loro urgenza
I compiti più urgenti non sono sempre i più importanti e viceversa (le trattazioni su questo argomento sono infinite, puoi fare riferimento alla Matrice di Eisenhower https://it.wikipedia.org/wiki/Gestione_del_tempo#Metodo_Eisenhower). 

Gestire per prima cosa ciò che è urgente ci consentirà di concentrarci sulle responsabilità fondamentali della nostra attività, senza doversi preoccupare di aver oltrepassato la scadenza di attività semplici ma impellenti. 

Smaltire le urgenze ci permetterà di affrontare le cose importanti, le uniche che possono davvero aiutarci a raggiungere gli obiettivi della nostra Impresa.

Se lavoriamo SEMPRE sulle urgenze abbiamo un problema che non riguarda la gestione del tempo ma l’organizzazione della nostra Azienda. Le urgenze devono rappresentare una eccezione, altrimenti qualcosa a monte non sta funzionando.
Non ci interessa pianificare le attività minuto per minuto. Vogliamo un piano d’azione, non la ricetta della torta della nonna.

Dividi la tua lista di cose da fare in tre fasce
Alcuni studi (come questo https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4779744/) suggeriscono che il modo più efficiente di stabilire le priorità delle attività consista nel separarle in categorie in base alla complessità, affrontando quelle più complesse per prime. 

Lo riferisce anche Brian Tracy nel suo Eat That Frog! (https://amzn.to/2RKC3i8).

Un modo molto semplice per classificare le attività:

  • Massima complessità: questi compiti creeranno i risultati più significativi. Suddividiamo queste attività in micro-steps, se non siamo esattamente sicuri sul dove iniziare. Gestirli per primi ridurrà lo stress e ci impedirà di utilizzare tutte le nostre risorse per attività con un grado di importanza inferiore per la crescita aziendale. Questo approccio ci consentirà di beneficiare di progressi rapidi e significativi.
  • Media complessità: compiti leggermente meno complessi di quelli menzionati sopra, i compiti complicati sono i secondi per importanza.
  • Scarsa complessità: attività con un impatto minore sugli obiettivi aziendali. Queste possono essere diverse, ma di solito sono facili da completare, implicano azioni chiare ed è per questo che dovrebbero essere svolte per ultime.

Dai la priorità alle attività più vantaggiose per l’Azienda
Pur se le attività dovrebbero essere affrontate in termini di urgenza, ciò non dovrebbe significare dedicare tempo prezioso ad attività che in realtà non danno risultati, ad azioni a basso impatto aziendale. 

Un compito che porterà un profitto maggiore, una nuova campagna promozionale, la valutazione di una manutenzione predittiva, sono sicuramente più importanti di altri che potrebbero potenzialmente rappresentare una perdita di tempo per l’Azienda.

Cerchiamo di distinguere attività che presentano caratteristiche critiche e implicano un valore per l’Impresa da quelle semplicemente correlate alle operazioni di routine. 

Impariamo ad individuare questo tipo di attività rispetto ad attività che potrebbero essere eliminate del tutto -o automatizzate-.

Impara a rimanere molto concentrato
Può sembrare una raccomandazione chiara ed evidente, ma la ragione per cui dobbiamo dare priorità ai nostri compiti trae origine proprio dal fatto che non siamo sempre concentrati. 

E non è necessariamente colpa nostra.

Al lavoro e non concentrati, riusciamo comunque a stancarci senza riuscire a eseguire le nostre attività; questo rende le attività complicate ancora più complicate.

Proviamo ad adottare alcune tecniche che ci aiuteranno a rimanere concentrati -sugli obiettivi della nostra Azienda-:

  • Manteniamo realistiche le nostre aspettative: il sovraccarico di lavoro a causa dell’errata stima della nostra resistenza alla fatica non è mai una buona idea
  • Tracciamo i progetti in modo efficace utilizzando un sistema di gestione di progetti e attività
  • Cerchiamo di lavorare in un ambiente privo di distrazioni
  • Teniamo una postazione di lavoro organizzata -e confortevole-
  • Riconosciamo i nostri risultati!
  • Coinvolgiamo il nostro team: comunichiamo costantemente (in senso bidirezionale!) con i nostri dipendenti

Togli i compiti meno importanti dalla lista
A volte, semplicemente non c’è abbastanza tempo per fare tutto 🙁

E’ necessario accettarlo e rivalutare i propri obblighi, scegliendo tutto ciò che potrebbe essere temporaneamente sospeso. 

Rimuovere un’attività dall’elenco può essere altrettanto snervante quanto pensare di non averla ancora completata, ma ci darà la possibilità di rimanere concretamente produttivi, ridurre lo stress e gestire le cose che sono effettivamente fondamentali per l’ulteriore sviluppo del business. 

Se qualcosa non è così importante come pensavamo… potrebbe semplicemente non valere la pena. Ovviamente, dovremo esaminare attentamente ogni attività annotata in elenco, considerando le implicazioni effettive della procrastinazione o dell’annullamento.

***

Quando si gestisce un’Azienda (ma non solo in questo caso), ci imbatte in nuove attività su base giornaliera. Significa che bisogna essere concretamente preparati e sapere come gestire le richieste in arrivo in modo efficiente. 

Una delle cose che dobbiamo ricordare è che non tutto vale la pena: alcune attività possono essere semplicemente delegate ai collaboratori o cancellate completamente dalla lista di cose da fare. 

Sapere come stabilire le priorità delle nostre attività ci consentirà di rimanere sempre aggiornati su ciò che è veramente critico per il futuro della nostra Azienda.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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