Gestione del tempo. Siamo efficaci?

Sebbene la maggior parte degli Imprenditori comprenda che il tempo è la risorsa più scarsa, pochi fanno lo sforzo di acquisire una prospettiva strategica su come spendono le loro ore giorno per giorno, ogni settimana di ogni mese. 

Ancora meno hanno l’abitudine di tenere traccia di come organizzano le priorità che cadenzano il trascorrere del loro tempo. 

Certo in alcuni di noi (sottoscritto escluso) è innata un certa abilità nel fare il miglior uso della risorsa “tempo”. Esperienza, leadership, struttura dell’Impresa possono aiutare -molto- nel governo del tempo.

Come gestire il tempo per noi in cui questo talento… non è innato:

Suddividere le responsabilità e le attività in categorie 

Ovviamente le categorie variano a seconda della tipologia di lavoro, ma dovranno essere sia “strategiche” che “tattiche”. 

Identifichiamone alcune:

  • Crescita e miglioramento. Questa categoria deve essere centrata sulle opportunità, non sulle crisi. Si tratta spesso della categoria si attività in cui il valore aggiunto che apportiamo alla nostra azienda è il più significativo. La sfida è quella di mantenere inviolabile il tempo dedicato a queste attività.
  • Gestione delle persone. Sarebbe utile suddividere questa categoria sia in coaching verso i collaboratori alle dirette dipendenze che in gestione delle persone dell’intera filiera degli stakeholders. Anche clienti, fornitori, terzisti, ecc. interagiscono con noi attraverso persone; è un errore dimenticarlo. Inoltre, tutti sappiamo che stabilire canali di comunicazione efficaci è fondamentale, ma quanti fra noi pianificano effettivamente il tempo per farlo? Nella fretta di fatturare, non lasciamo che la nostra comunicazione – in ogni direzione – ne soffra.
  • Responsabilità quotidiane.A seconda del nostro ruolo, quest’area potrebbe anche essere suddivisa, per esempio, in attività direzionali, di vendita o addirittura di fornitura di servizi.
  • Amministrazione. Quest’area impatta lavori “necessari” che vanno dal riservare tempo per intervistare candidati (quando si trovano) al lavoro per rispondere alle email fino alle riunioni quotidiane (gli standing meetings dei quali abbiamo parlato nel nostro ultimo webinar). 

​Determinare quale percentuale del nostro tempo spenderemo in ogni categoria

​Prima di assegnare le percentuali, poniamoci la domanda fatidica: “Dato quello che voglio concretamente realizzare oggi, quale sarà l’uso migliore che posso fare del mio tempo?”. 

Consideriamo -sempre- alcuni fattori che richiedono priorità nell’uso del nostro tempo: le attività che ci permettono di generare il massimo del profitto, le priorità strategiche dell’Impresa, le esigenze a breve termine dei collaboratori, i rapporti diretti con i clienti.  

Una volta assegnata una percentuale per ogni categoria, tradurla semplicemente in cifre orarie. Il numero totale di ore è realistico e sostenibile per il periodo di tempo che stiamo considerando?  

Può essere utile valutare queste assegnazioni del nostro tempo mensilmente o addirittura settimanalmente. E’ inoltre vitale verificare la ripartizione del nostro tempo con i “colleghi-chiave” ed ovviamente chiedere loro di condividere le loro pianificazioni, se possibile…

GESTIRE IL TEMPO

Ora che abbiamo predisposto un piano del nostro tempo, dovremo essere spietati nel metterlo in atto 🙂 

Verificare l’uso del tempo. Prendiamo il calendario della settimana precedente e valutiamolo utilizzando le nostre nuove assegnazioni di tempo per ogni categoria. 

Questo ci darà subito un’idea di quanta “messa a punto” sarà necessaria in futuro oltre che della precisione delle assegnazioni definite in precedenza.

Sarebbe infine davvero importante registrare come si spende quotidianamente il tempo in ciascuna categoria di attività; anche in un semplice file Excel. Per molti di noi quest’ultima attività è… il grosso della battaglia.

Calendarizzare. Le liste di cose da fare sono utili solo marginalmente se non si impostano i tempi da dedicare ad ogni attività. Quando stendiamo la nostra lista, stimiamo attentamente il tempo che ogni attività richiederà e indichiamolo a calendario. 

Questa disciplina (!) non solo ci aiuterà a completare la lista, ma anche a migliorare la nostra capacità di stimare il tempo e gestire le aspettative di coloro che ti circondano. 

In questo senso, molti di noi hanno difficoltà a dire no alle persone che fanno richieste “improvvise” per disporre del nostro tempo. Un buon rimedio potrebbe essere rappresentato dall’informare le persone sulle nostre priorità generali, incoraggiandole a programmare gli incontri con noi.

***

La maggior parte di noi gestisce il proprio lavoro passando di urgenza in urgenza.

Le persone efficaci si concentrano sulle opportunità e strutturano i loro programmi di conseguenza. 

A meno che qualcosa di più importante -non di più urgente- richieda il nostro tempo, dovremmo imparare la disciplina della pianificazione.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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