La gestione della produzione durante il Coronavirus

Mentre la pandemia Covid-19 dispiega i suoi effetti in tutto il mondo, le Imprese manifatturiere devono affrontare importanti -e vitali- sfide operative. 
Alcune aziende hanno temporaneamente chiuso in risposta alle restrizioni normative o a causa della caduta delle richieste del mercato, ma altre stanno affrontando aumenti significativi della domanda di forniture essenziali.

Siamo alla ricerca di modalità operative nell’immediatezza della crisi, mentre ci dovremo preparare per un periodo potenzialmente molto più lungo di maggiore incertezza riguardo alla domanda e all’offerta.
Avremo comunque la necessità duratura di mantenere una maggiore igiene e distanza fisica.

Le aree sulle quali lavorare per passare dalla gestione dell’emergenza verso la prossima normalità sono 3:

  1. Proteggere i dipendenti: formalizza e standardizza le procedure operative, i processi e gli strumenti che aiutano a proteggere il personale. Dobbiamo costruire la fiducia delle persone attraverso una comunicazione bidirezionale efficace che risponde alle preoccupazioni dei dipendenti.
  2. Gestire i rischi per garantire la continuità aziendale: anticipare potenziali cambiamenti e definire le modalità con cui l’impianto dovrebbe reagire ben prima che questi avvengano per consentire azioni rapide e basate sudati incontrovertibili.
  3. Incrementare la produttività a distanza: continuare a gestire efficacemente le prestazioni degli impianti e dei reparti mentre sono in atto politiche di distanziamento fisico e di telelavoro.

1.
Proteggere i dipendenti
L’obiettivo più critico per ogni Impresa è quello di proteggere i dipendenti in un ambiente in cui potenziali focolai rappresentano una minaccia costante. 
Per raggiungere questo obiettivo, le Aziende devono implementare una serie completa ed esaustiva di politiche e linee guida. Quindi, misure igieniche potenziate, fornitura di dispositivi di protezione individuale (DPI) aggiuntivi ove necessario, distanziamento fisico e modifiche ai comportamenti esistenti. 

La comunicazione è la chiave
Il potenziamento delle comunicazioni interne è di vitale importanza, compresa la condivisione regolare di informazioni sull’esperienza in evoluzione dell’Impresa. E’ importante informare sul divenire delle conoscenze dell’Azienda in merito alla crisi e sul modo in cui utilizza tali conoscenze per proteggere i dipendenti e gli stakeholders. 

Chiarezza, semplicità e frequenza contano moltissimo, perché ognuno di noi deve ascoltare ripetutamente un messaggio prima di assorbirlo completamente. Ciò implica contenuti coerenti, che riflettono un’unica fonte di informazioni verificabili.

Infine, non dimentichiamo mai che la migliore comunicazione è bidirezionale. 

Distanziamento fisico
Per mantenere il personale al sicuro a lungo termine, le aziende manifatturiere dovrebbero conservare e formalizzare parti specifiche delle loro linee guida di risposta alle emergenze, in modo che diventino parte delle procedure operative standard degli impianti. 

Queste linee guida potrebbero includere una migliore sorveglianza sanitaria, restrizioni all’uso di strumenti e aree comuni, una sanificazione regolare delle attrezzature, pulizie periodiche approfondite di interi reparti e modelli che assicurino la possibilità di telelavoro. 

Ridurre al minimo il potenziale impatto futuro di questo tipo di infezioni ci richiederà di modificare le strutture delle squadre di lavoro e i metodi di intervento per limitare i contatti tra le persone. 

Un modo per farlo potrebbe quello di stabilire singole e specifiche “aree di lavoro” per tutto il personale in Azienda, organizzate per squadre autonome con compiti e zone di lavoro chiaramente definiti, che possano essere separati fisicamente e socialmente l’uno dall’altra il più possibile.

Questo potrebbe richiedere modifiche organizzative che includono il riservare degli operatori ad una singola linea di produzione, con incaricati responsabili della raccolta dei materiali e della conduzione dei propri controlli di qualità e manutenzione ordinaria. 
I tempi di avvio, arresto e pausa delle diverse “aree di lavoro” potrebbero essere scaglionati per ridurre al minimo il contatto nelle aree comuni dell’impianto.

Nell’impianto si potrebbero persino modificare i modelli di spostamento, quindi facendo in modo che le linee vicine l’una all’altra funzionino in momenti diversi. Alcuni compiti, come le verifiche della qualità, si potrebbero svolgere in alcuni casi per mezzo di specialisti remoti, aiutati da webcam e strumenti digitali.

2.
Gestire i rischi per garantire la continuità aziendale
La crisi del Coronavirus ha aumentato notevolmente il rischio per ogni Azienda, con molti fra noi che hanno subito shock sia sul lato dell’offerta che su quello della domanda. 
Gli impianti di produzione sono al centro di questa incertezza e il loro funzionamento continuo attraverso la crisi -e oltre- dipenderà in gran parte dalla capacità dell’Impresa di affrontare questi rischi in modo ampio. 

Di fronte a livelli elevati di incertezza a medio termine, i responsabili degli impianti troveranno probabilmente utile accelerare l’identificazione degli scenari, con una cadenza di pianificazione più elevata e una gamma più ampia di potenziali scenari inclusi nella loro analisi. 

Il passaggio alla prossima normalità negli stabilimenti produttivi richiederà sia alla direzione che alle squadre in prima linea di sviluppare nuove capacità. L’introduzione di “aree di lavoro” sulla linea di produzione, per esempio, potrà richiedere operatori con una gamma più ampia di competenze, in modo che possano completare tutte le attività richieste nella loro area o la copertura per colleghi assenti.

Nuovi approcci digitali possono sicuramente accelerare il processo di sviluppo delle capacità e consentire ai dipendenti di sviluppare nuove competenze da remoto. Si dovrà valutare per certo (ma è già oggettivamente molto diffusa) l’erogazione remota della formazione mediante sistemi di e-learning o mediante piattaforme web che ormai sono consolidate e qualificate.

3.
Incrementare la produttività a distanza
Finché la trasmissione del virus tra i dipendenti rimane un rischio, le aziende dovranno naturalmente ridurre al minimo i contatti non necessari tra il personale. 
Chiunque non sia assolutamente necessario in sede, compresa la direzione e molte delle funzioni di supporto, dovrà essere incoraggiato a lavorare il più a distanza possibile per proteggere la salute propria e dei colleghi. 

Mentre si riconfigurano le attività per proteggere i dipendenti e rispondere ai cambiamenti nella catena del valore, nelle Aziende si devono ovviamente mantenere elevate prestazioni di produzione. 

Siamo spesso usi a valutare le prestazioni facci-a-faccia, utilizzando briefing giornalieri, la gestione visiva e regolari “camminate nel gemba” per verificare le attività ed i risultati dove viene svolto il “vero lavoro”.
Le politiche di distanziamento fisico e di lavoro a distanza renderanno più difficili questi approcci ormai consolidati. Sarà molto complesso trovare nuovi modi per gestire le prestazioni in officina (:
Non dimentichiamo che tecnologia scelta per supportare questi cambiamenti non dovrà essere eccessivamente costosa. 

Per compensare un accesso di persona all’officina ridotto, diventa ancora una volta fondamentale implementare le regole dei Industria 4.0.
Questo significa anche obbligarsi a ripensare tutte le logiche di gestione della manutenzione e della manutenzione programmata.
Seguendo questa traccia, forse, è anche il momento migliore per rivisitare l’insieme di metriche che usiamo per tenere traccia delle prestazioni di produzione. 

I tassi di assenteismo devono rappresentare un’altra importante area di attenzione. I dipendenti potrebbero essere impediti al lavoro per malattia o per regole di quarantena. 

Si potrebbero creare delle matrici di competenze per identificare potenziali carenze di capacità critiche su base quotidiana e, insieme alla modellazione degli scenari, guidare al meglio le decisioni sulla formazione del personale o sui requisiti di assunzione. 

Anche un semplice foglio di calcolo può evidenziare rapidamente i problemi e identificare opportunità di qualificazione o riqualificazione per migliorare la produttività.


A più lungo termine, la risposta delle Imprese al Covid-19 dovrebbe accelerare la trasformazione digitale che è già in atto in molte attività manifatturiere. 

Le procedure operative standard digitali (SOP) e la codifica di guide per la risoluzione dei problemi possono supportare il personale in prima linea quando direzione o colleghi più esperti non sono a portata di mano. 
Le tecnologie di apprendimento online possono aiutare le persone a sviluppare rapidamente nuove competenze, creando una forza lavoro più flessibile e più tecnologica a tutti i livelli dell’organizzazione.
È probabile anche che la “prossima normalità” determini un cambiamento nelle metriche e negli obiettivi utilizzati dalle Aziende per ottimizzare le prestazioni di produzione. 

I sistemi di gestione che in genere enfatizzano la produttività e la qualità si espanderanno per includere una maggiore attenzione alla flessibilità e alla resilienza. Pensiamo solo al numero di problemi di qualità o a quelli legati a competenze insufficienti perché solo un numero limitato di dipendenti ha la formazione o l’esperienza necessarie per affrontare alcuni processi. 

Le Aziende potrebbero rafforzare questi cambiamenti adeguando obiettivi e incentivi per i singoli dipendenti, per esempio enfatizzando il rispetto delle linee guida sulla salute. Il personale potrebbe essere incentivato per lo sviluppo di blocchi di competenze più ampie.

Il Coronavirus avrà effetti a lungo termine -forse permanenti- sulle Imprese manifatturiere, costringendo le aziende a ristrutturare le proprie attività per mantenere la produzione proteggendo i propri lavoratori. 

Le prossime settimane e mesi saranno estremamente impegnativi per i responsabili degli impianti, ma la crisi crea anche un’opportunità per reinventare il modo in cui il lavoro viene svolto. 

Lavorando con lungimiranza, le Aziende hanno l’opportunità di uscire dalla crisi con processi di produzione più sicuri, più produttivi e più flessibili.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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