Mettere a punto un processo: 3 suggerimenti per documentare i lavori

Nella messa a punto di un processo, le deleghe male assegnate, le modifiche in corsa e non previste, i dettagli apparentemente insignificanti, possono avere un impatto negativo sui risultati finali.

Costruire un piano strutturato di intervento-miglioramento ed assicurarsi che sia rispettato è fondamentale. Nonostante ogni sforzo, i più piccoli dettagli sembrano sempre pronti a gettare sabbia negli ingranaggi. 

Forse una caratteristica del processo che si pensava fosse negoziabile faceva invece parte delle aspettative imprescindibili del cliente. 

Forse la mappa del valore non è stata finalizzata con tutti gli interessati prima della presentazione. 

Forse…

Sono anche questi dettagli che alla fine possono compromettere il lavoro su cui siamo concentrarti. 

Attraverso un’ampia documentazione “incorporata” nel flusso di lavoro del nostro team è possibile ottimizzare i risultati e gestire tutti i “meccanismi” in movimento in modo più efficace.

Documentare lo scopo dell’intervento E’ necessario sedersi con le figure chiave del cliente che impattano il processo per esaminare insieme il progetto di miglioramento. Identificare -le domande- e le aspettative principali. Creare una dichiarazione che comprenda questo scopo attraverso precisi KPI. 

Potrebbe essere semplicemente una dichiarazione in poche frasi; servirà per riassumere gli obiettivi e darà un target generale a cui riferirsi.

Da lì, suddivideremo l’intervento in 3 voci: 

  • I risultati principali ed imprescindibili
  • I “desiderata”
  • Altri obiettivi non indispensabili e negoziabili. 

Lo scopo di questa suddivisione è quello di capire cosa sia parte del nostro lavoro di miglioramento e cosa non lo sia. (È qui che entra in gioco l’aspetto negoziabile).

Per esempio: ipotizziamo che la pipeline commerciale di un cliente abbia bisogno di un “revamping” 🙂

Identificheremo cosa deve assolutamente essere raggiunto e come si allinea con lo scopo generale del progetto. Una volta fatto, tracceremo una mappa di tutte le attività che potrebbero aiutare a rendere più agevole il lavoro dei commerciali -questi sono obiettivi secondari che sono ancora importanti e che supportano lo scopo generale-. Infine un elenco di domande secondarie la cui utilità potrebbe essere dubbia.

L’accordo sullo scenario, sui risultati imprescindibili e la definizione di elementi negoziabili permettono al nostro team di disporre di una tabella di marcia con obiettivi fondamentali e con una visione sul progetto complessivo. Ulteriori note sulla direzione di marcia possono essere aggiunte in seguito se la situazione cambia.

L’obiettivo principale è quello di gestire in anticipo le aspettative del cliente. 

Documentare il lavoro necessario

Nessuna attività è utile senza un’adeguata comunicazione e verbalizzazione. Ora che lo scopo è stato definito e concordato da tutte le parti, prendiamo il largo verso gli obiettivi 🙂 utilizzando queste informazioni per organizzare tutto il lavoro che deve essere svolto.

Impensabile migliorare un processo… senza una procedura di intervento.

Dopo aver suddiviso il lavoro in macro attività, assegnamo le date di scadenza e deleghiamo i singoli compiti di conseguenza a ciascun membro del gruppo. Tutti devono essere allineati su ciò che deve essere fatto, da chi, ed entro quando.

Agire: Documentare le riunioni e le interazioni
Ogni incontro deve avere un follow up!

Non lasciamo mai una riunione senza annotare gli elementi delle prossime azioni. Affidarsi alla sola memoria significa perdere sia i punti chiave che i dettagli che potrebbero altrimenti essere cruciali. 

Il risultato futuro dipende dall’attenzione ai dettagli ottenuta in queste interazioni. Non lasciamo che i dettagli mancanti… ci affondino.

Scriviamo o facciamo scrivere il più possibile durante le riunioni con i responsabili di ogni fase del processo in modo da avere elementi chiari ed utilizzabili per procedere.

Vale la pena di essere meticolosi. 

Documentare i verbali delle riunioni ci farà risparmiare tempo e denaro. Nel migliore dei casi si eviterà un’errata comunicazione con conseguenti attività scollegate dagli obiettivi dell’intervento, nel peggiore dei casi. Ma si eviteranno anche i conflitti personali dettati dalla vaghezza delle responsabilità.

Semplicemente, grazie agli appunti raccolti in modo efficace durante una riunione, avremo un elenco dettagliato di ciò che deve essere fatto ed entro quando. 

Ancora più semplicemente, più appunti raccogliamo, meno pressione su di noi e sul nostro team dovremo gestire per ricordare ogni minimo dettaglio. 

***

Documentare!
Solo così il nostro team ed il personale del cliente che impatta i processi saranno allineati su ogni decisione, azione e piano.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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