Organizzare l’Impresa: le 3 fasi per trasformare le idee in azioni

Possiamo utilizzare la tecnologia per sviluppare le idee imprenditoriali (e non) e trasformarle in azioni?

Per prima cosa sgombriamo il campo da un potenziale malinteso e intendiamoci su una definizione condivisa:

Tecnologia: “Vasto settore di ricerca che ha come oggetto l’applicazione e l’uso degli strumenti tecnici in senso lato, ossia di tutto ciò (ivi comprese le conoscenze matematiche, informatiche, scientifiche) che può essere applicato alla soluzione di problemi pratici, all’ottimizzazione delle procedure, alla presa di decisioni, alla scelta di strategie finalizzate a determinati obiettivi”. (http://www.treccani.it/vocabolario/tecnologia/)

Ecco allora che scegliere di usare una certa tecnologia intenzionalmente potrà aiutarci per esempio a creare il tempo e lo spazio per -pensare-. 

Ancora, spegnendo di proposito il flusso delle informazioni grazie ad una tecnologia (organizzativa, non informatica o robotica!!) saremo in grado di elaborare e sviluppare le nostre idee. 

Talvolta quelle idee si trasformano in… articoli, come questo. Talvolta diventano un nuovo prodotto o un nuovo modo di proporre un vecchio prodotto.
Se domandassimo a noi stessi (e perché no, ai nostri clienti) che sensazioni si sperimentano quando si tratta di riconoscere e gestire nuove idee, potremmo trovarci a ragionare su risposte come:

  • “Sono abbastanza bravo nel brainstorming – sono in difficoltà nel concretizzare le idee del brainstorming”
  • “Non ho alcun problema a “catturare” le idee e neanche nell’ipotizzare i risultati di quelle idee. Il problema sta nell’organizzazione e nell’implementazione del lavoro per concretizzarle”
  • “La frustrazione? Avere l’idea del secolo e lasciarsela scappare”

Quante volte ci siamo infuriati per non aver buttato su carta una grande idea quando ci è nata nella mente, ovviamente scordandola totalmente il giorno dopo?

Quante volte abbiamo custodito un pensiero per lasciarlo riposare così a lungo che… alla fine non era più utile?

Possiamo utilizzare un sistema di sviluppo delle idee. E’ ciò che facciamo anche in Puntoexe per sviluppare pensieri e concetti, per trasformarli in azioni assicurandoci che nulla scivoli nel dimenticatoio 🙂

Il processo
Uno degli errori che facciamo quando si tratta di sviluppare le idee sta nel presumere che l’idea sia completa e pronta all’uso nel momento in cui l’ispirazione ci colpisce. 

Certo può accadere, ma l’esperienza di ognuno di noi conferma che purtroppo si tratta di evento estremamente raro. Quasi sempre dobbiamo “marinarla” un pò prima di vedere in cosa si trasformerà davvero.

Il processo di elaborazione dei nostri pensieri dovrebbe prevedere 3 passaggi chiave:

  • Cattura
  • Sviluppo
  • Azione

Possiamo modificare gli strumenti o l’approccio, ma se abbiamo davvero intenzione di sviluppare completamente le nostre idee per produrre i migliori risultati possibili, dobbiamo percorrere tutti gli step.

La prima è la fase di acquisizione. Vogliamo semplicemente dare sostanza all’idea in modo da non dimenticarcene.

È importante che questo passaggio sviluppi il minor “attrito” possibile. Se il processo o gli strumenti che usiamo per catturare le nostre idee sono ingombranti o difficili da usare, ci ritroveremo a opporre resistenza in questa base basilare. 

Potremmo anche pensare che… ce lo ricorderemo più tardi, ma è probabile che non sarà così. Niente scuse, allora, è davvero importante catturare le idee in modo da non dimenticarle.

Il mio strumento principale è rappresentato dalle note vocali. Esistono un milione di miliardi di app che possono svolgere perfettamente il compito di congelare un’idea.

Personalmente uso Telegram con i “Messaggi Salvati”. Possono avere forma scritta o vocale e si possono memorizzare in modo molto veloce e pratico. Posso inviare una nota dal telefono, condividendo un articolo, esportando un passo di un libro o scattando una fotografia.

Esistono davvero molti ottimi strumenti in ogni contesto. L’importante è acquisire il pensiero che ci si sta formando nella mente.

La prima fase deve terminare con la cattura.

Potremmo avere la tentazione di iniziare a lavorare mentre la nostra motivazione è al massimo. Si tratta di un errore. Dobbiamo resistere alla tentazione di iniziare un progetto non appena ipotizziamo le prime attività per iniziarlo. 

Lasciamo sedimentare i pensieri, devono essere -sviluppati-.

La fase successiva consiste nello sviluppo. Ora dobbiamo ponderare l’idea e possibilmente arricchirla, prima di iniziare a lavorarci concretamente.

Questa è la fase che molti di noi trascurano, sebbene sia quella che può rappresentare il viatico per i migliori risultati futuri. 

Per questa fase può risultare utilissimo “costruire” una mappa mentale per considerare tutti gli aspetti e le prospettive di un’idea. 

E’ fondamentale tener presente che scoprire a metà strada che avremmo dovuto fare qualcos’altro non varrà mai quanto lo sforzo per dedicare un po’ di tempo a sviluppare le nostre idee prima di iniziare a lavorarci.

Questa logica ci aiuta anche a stabilire lo scheletro e la struttura del futuro lavoro, rendendo più semplice attivarci quando ne abbiamo bisogno.

L’ultimo passo. Si entra in azione. Molti di noi cercano di saltare direttamente qui, perché ad ognuno sembra di essere più efficiente -svolgendo- il lavoro in concreto. 

Ma agire senza passare del tempo per sviluppare prima l’idea è un errore rischiosissimo. 

Perché? Solo quando abbiamo sviluppato l’idea sapremo se vale la pena proseguire! 

Mi è successo molte volte: ho memorizzato un’idea, l’ho sviluppata… poi ho deciso che non valeva la pena e l’ho parcheggiata per passare a qualcos’altro. 

La mappatura mentale dell’idea è una forma di filtro e ci salva dal fare cose che non sono il miglior uso del nostro tempo o che non sono in linea con la nostra visione, i nostri valori e gli obiettivi dell’Impresa. 

Le idee che superano il filtro sono ben definite. Quindi, oltre a sapere che abbiamo scelto quelle giuste, sappiamo che il lavoro che dovremo fare per concretizzarle è ampiamente tratteggiato -e valutato-.

Solo quando abbiamo sviluppato l’idea sapremo se vale la pena proseguireLe cose che fanno funzionare questo processo:Svolgere ogni fase costantemente. Ricavare il tempo per riflettere in modo deliberato, nella propria routine quotidiana. All’inizio sarà difficile, dato che partiremo dalla convinzione di essere troppo occupati per prenderci il tempo necessario. 

Una volta colti i primi frutti, sarà più facile stabilire le priorità.

Calendarizzare l’attività.
Proviamo a pianificare anche un’intera giornata una volta al trimestre per quello che potremmo chiamare un “ritiro personale”. Raccogliamo le idee che abbiamo accatastato, le “sgrossiamo”, le sviluppiamo e tratteggiamo il piano d’azione per le prossime settimane. Deliberatamente.

Essere specifici.
Non serve sedersi e pensare generalmente ad argomenti fondamentali, come il significato della vita. Invece, scegliamo un progetto o un problema concreto che stiamo cercando di sviluppare o risolvere.

Non avere fretta. Se qualcosa non è ancora pronto, lasciamolo decantare per un po‘. Dato che avremo fatto del tempo per pensare un’abitudine, avremo sempre un arretrato di idee tra cui scegliere 🙂

Il risultato finale è che muoveremo costantemente idee nelle fasi di cattura > sviluppo > azione. Ci sarà sempre lavoro da fare in ogni fase, garantendoci di mantenere ben carburato il motore della creatività.

La prossima volta che ci troveremo in difficoltà nel trasformare le idee in azioni, proviamo a:

  • Spegnere il flusso di informazioni. C’è un feed infinito in cui veniamo catturati? Potremmo usare quel tempo per sviluppare alcune delle nostre idee?
  • Pianificare il tempo della riflessione. Pianificare anche solo un’ora per pensare al nostro progetto può offrirci la chiarezza di cui abbiamo bisogno per procedere con fiducia.
  • Resistere alla tentazione di saltare direttamente dall’idea all’azione.

Passiamo un po’ di tempo a pensare all’idea prima di attivarci. Proviamo a ragionare con una mappa mentale.

***

Potremmo scoprire di essere molto più creativi di quanto pensassimo.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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