Procedure e regole: perchè scriverle

Regole non scritte e modi di fare -sia buoni che cattivi- sono parte del modo di essere delle Imprese. 

Spesso queste norme sono così amalgamate nella cultura aziendale da non suscitare più attenzione ed interesse da parte degli imprenditori e dei managers.

Succede che le norme della nostra Azienda non vengano regolarmente e costantemente riviste per verificare che si allineino con gli obiettivi dell’Impresa e di tutte le sue componenti.

Succede che noi imprenditori non poniamo molta attenzione a come il nostro comportamento contribuisca alla loro efficacia. 

E’ così che procedure e regole possono trasformarsi da forza propulsiva in burocrazia distruttiva.

Quali vantaggi da procedure documentate?

  • Chiarezza del sistema di responsabilità relativo al processo
  • Trasparenza dei ruoli degli attori a monte e a valle del processo 
  • Riduzione della personalizzazione delle modalità operative degli attori che intervengono nel processo 
  • Permettere a tutti di conoscere le modalità operative delle attività (non più persone “indispensabili”, ma azioni “indispensabili”
  • Efficienza: conoscere come avvengono le cose permette di migliorare i processi 
  • Facilità di apprendimento dei nuovi assunti

Anche nelle Aziende costruite attorno a norme solide, è sempre importante per gli imprenditori valutare la presenza di volta in volta di regole, comportamenti ed aspettative non formalizzati per renderli procedure scritte e riconosciute.

Ecco come:

Scrivi le regole non scritte. 
Per loro natura, le regole non scritte non esistono se non nella mente -e nei comportamenti- delle persone. 

Chiediamoci quali norme stanno rispettando i nostri collaboratori in base alla loro esperienza e poi chiediamo che vengano semplicemente messe su carta. 

Per esempio, le persone ritengono che il modo migliore per scalare posizioni in Azienda sia fare qualunque cosa affermino i managers oppure mostrare che possono pensare ed agire in autonomia?
Pensano che le promozioni vengano gestite in modo equo, o semplicemente offerte alle persone più vicine al boss? 

Per prima cosa andranno comprese e dettagliare le “percezioni” in essere. Senza questa fase sarà impossibile affrontarle/cambiarle e renderle regole documentate e trasparenti. 

Dovremmo anche chiedere il contributo dei collaboratori migliori per capire come le norme in vigore fino ad oggi siano percepite da tutti. Potremmo sorprenderci di ciò che possiamo imparare.

Sfida le norme accettate fino ad oggi.  
L’imprenditore dovrebbe prendersi almeno una volta all’anno il tempo per
valutare se le norme non scritte in uso riflettono le aspettative che crede di avere definito. 

Bisogna riflettere su questa domanda: ogni regola in vigore aiuta l’Azienda a raggiungere i suoi obiettivi?

Se una una certa norma non si allinea con il modo in cui si desidera che le persone agiscano, chiediamoci perché i collaboratori la ritengono conforme ai risultati attesi. 

Dovremo implementare un “piano di comunicazione” per modificare questa convinzione. Questo piano enfatizzerà le motivazioni legate alla modifica delle regole e dovrebbe coinvolgere -tutti- per sottolineare quanto seriamente ogni ufficio e reparto si deve dedicare a queste attività.

In fase di evoluzione, comunica sempre. 
Man mano che la nostra Azienda evolve, la strategia cambierà per guidare e rispondere ai cambiamenti.

Questo richiederà comportamenti diversi da parte dei collaboratori. Ma… nessuno cambia il suo comportamento se non glielo si dice. 

Di solito non è sufficiente dichiarare semplicemente un nuovo obiettivo e sperare che si realizzi. 

Se la fidelizzazione dei clienti diventa un obiettivo guida, i dipendenti ed i commerciali incaricati di raggiungerlo dovrebbero documentare i loro sforzi e riferirli alla direzione. In questo modo alla dichiarazione di intenti seguirà sempre una fase di affinamento delle regole e dei metodi -verbalizzati- di lavoro.

Come per ogni attività di management, sarà sempre necessaria un po’ di sana ripetizione, perché un nuovo messaggio (che trasmette la relativa nuova regola scritta) non si diffonde attraverso l’Impresa alla prima menzione. 

Il messaggio di cambiamento delle procedure dovrebbe essere parte di ogni nota, di ogni indirizzo aziendale e di ogni riunione, in modo che imprenditori i managers possano instillare le nuove logiche ed i risultati attesi e condivisi in ogni componente dei loro team. 

Si tratta di una attività particolarmente importante all’inizio di questo processo di formalizzazione delle norme, poiché molte persone rispondono ai cambiamenti in silenzio… aspettando che si spengano.

***

Attenzione! I vecchi presupposti muoiono duramente se non vengono esaminati e indirizzati verso nuove forme. 

Ricordiamo di non ignorare le regole non documentate. 

Non diamo per scontato che vengano abbandonate in favore di procedure ora verbalizzate. 

Un processo costante di test e messa a punto assicura che quanto abbiamo stabilito, condiviso -e verbalizzato- sia quanto viene attuato.

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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