Processi aziendali: 9 modi per misurare le prestazioni

Nel nostro lavoro osserviamo spesso un’errata applicazione delle misurazioni delle performance; queste rilevazioni non contribuiscono sempre al raggiungimento dei risultati aziendali.

Ho scritto molto sulle misurazioni delle prestazioni delle Imprese, dei sistemi e dei processi aziendali.

Proviamo allora a partire da zero, senza le incrostazioni delle abitudini e delle metriche cui ci siamo assuefatti.
Introduciamo la misurazione del lavoro a livello di processo. Gli stessi principi di base si applicheranno al sistema azienda e ai livelli intermedi.

Cosa considerare quando si misura un processo
Quando affrontiamo la misurazione delle prestazioni del nostro lavoro, possiamo iniziare pensando per prima cosa al modello SIPOC (Fornitore-Input-Processo-Output-Cliente -vedi https://it.wikipedia.org/wiki/SIPOC).
Logicamente esiste un numero limitato di caratteristiche del processo che possono essere misurate. La scelta di queste misurazioni dovrebbe essere guidata dallo scopo del processo all’interno del sistema-azienda generale.

Potremo creare dei modelli di misurazioni da applicare indipendentemente dal tipo di processo, sia esso manifatturiero, amministrativo, logistico, commerciale o… intellettuale.
In queste diverse attività, le priorità di processo saranno probabilmente diverse. Avremo quindi la possibilità di selezionare le migliori metriche per favorire il miglioramento delle prestazioni del processo. E dell’Azienda.

9 misure, un processo
1. L’efficacia del processo misura le prestazioni del processo in base alle specifiche del cliente
Ogni processo -deve- avere uno scopo che includa una proposta di valore vincente per il cliente.
Ogni processo deve rispondere ad una domanda del cliente, sia esso esterno o interno all’Azienda.
Ciò include la definizione del cliente, il problema del cliente che il processo risolve e il modo unico e “diverso” in cui lo fa.
Misurare e valutare l’efficacia dei processi è essenziale pur se poche Imprese (e praticamente pochissimi processi) affrontano adeguatamente questo problema.

2. L’allineamento del processo misura il livello di corrispondenza tra domanda del cliente, risultati del processo e input del fornitore
L’allineamento del processo viene misurato dalla rispondenza alla cadenza richiesta nelle consegne dal cliente. Questa cadenza imposta necessariamente la cadenza dei requisiti di consegna del processo.
Un primo passo per la gestione delle “prestazioni” del processo sarà la progettazione dell’output e delle capacità di input dei fornitori per soddisfare la domanda del cliente entro i termini desiderati -e concordati-.
Se l’Impresa non conosce la misura in cui i suoi processi corrispondono ai profili di domanda dei clienti come potrà adottare sane pratiche di gestione della filiera di produzione?

3. L’affidabilità del processo misura la capacità dell’offerta di soddisfare i requisiti della domanda
L’affidabilità del processo misura quale percentuale della capacità del processo viene effettivamente sfruttata. L’affidabilità del processo viene valutata tenendo conto di ogni minuto di ogni giorno disponibile per ogni processo.
Valori che si discostano molto dal 100%, sia in senso positivo che in senso negativo, devono fare riflettere. In questo caso si dovranno valutare le priorità: efficienza nelle risorse della catena di produzione o efficienza del flusso generale?
Ne parliamo in un prossimo articolo 🙂

4. Il tempo di ciclo del processo misura il tempo necessario a produrre/consegnare gli output da parte degli input
Il tempo di ciclo include per esempio tutti gli elementi di processo che iniziano con l’ordine ad un fornitore per la consegna dei materiali/semilavorati utili alla produzione dei prodotti finiti per il cliente. Quando il tempo di ciclo supera le tempistiche di consegna richieste dal cliente, il processo deve essere “compensato”.
Lo si può fare posticipando le date di consegna (male), non rispettando le consegne (malissimo) o lavorando sui colli di bottiglia della produzione (anche di servizi) per aumentarne la capacità. La capacità dei colli di bottiglia può anche essere “affiancata”. E’ possibile cioè valutare soluzioni alternative che possano bypassare la mancanza di risorse.

5. Il costo del prodotto misura il costo totale per produrre e consegnare un output, inclusi input, costi di lavorazione e risorse  
Ogni processo ha un costo, indipendentemente dal fatto che si produca un prodotto o un servizio. Il costo dei prodotti messi in vendita include il costo degli input, il costo della trasformazione ed i costi a supporto che consentono al processo di raggiungere i suoi obiettivi.
Oltre ad essere utile ad un cliente… un processo deve fornire il ritorno sul capitale investito per offrire un risultato economico all’Impresa. Molti dimenticano l’ultima parte 🙁

6. L’efficienza del processo misura gli input e le risorse consumati dal processo rispetto agli standard stabiliti
Un’impresa profittevole valuta sempre l’efficienza con la quale trasforma gli input in output di valore.
Le Aziende meno efficienti operano con -svantaggio- competitivo che si manifesta in molti modi, a partire da costi più elevati (che spesso portano a prezzi non competitivi), prodotti e servizi meno affidabili e tempi di risposta più lenti.
L’efficienza del processo misura caratteristiche come l’affidabilità, il rendimento delle macchine, i risultati quantitativi nel tempo ed il valore aggiunto.

7. La produttività delle risorse misura il rapporto tra i risultati prodotti dal processo rispetto alle risorse consumate, inclusi impianti, attrezzature, lavoro delle persone.
Le Aziende acquisiscono beni con il preciso scopo di utilizzarli per produrre profitti. Le attività comprendono il lavoro delle persone, strumenti e attrezzature, strutture, tecnologia e proprietà intellettuale. La produttività delle risorse misura gli output erogati rispetto agli asset consumati per eseguire un dato processo.
Si nascondono molte sorprese nelle misurazioni che mettono in risalto come le risorse consumate da un processo vengono valorizzate.

8. L’efficacia del fornitore misura le prestazioni del fornitore in base ai requisiti di processo specificati

Gli stessi principi di efficacia verso il cliente si applicano all’efficacia del fornitore nel soddisfare le specifiche del processo.
Troppo spesso le Imprese non specificano adeguatamente quali processi/requisiti/prestazioni necessitano dai loro fornitori per soddisfare le richieste dei loro clienti.

9. La conformità del processo misura il grado di adesione di un processo a standard di terze parti
Questa misura affronta caratteristiche come la conformità ai requisiti normativi, di sicurezza e ambientali e la mitigazione del rischio aziendale. Sarebbe sbagliato trascurare anche la gestione attiva del miglioramento dei processi aziendali. La vera qualità sta nell’evoluzione degli standard -interni-.

Ogni misura dovrebbe servire a uno scopo

Ogni misurazione dovrebbe avere uno scopo specifico per migliorare le prestazioni del processo.

Disgraziatamente, la maggior parte delle Imprese misura ciò che è facile e non ciò che è importante.

Valutando gli elementi essenziali del processo e quindi allineando le misure delle prestazione con scopi e intenti strategici, potremo guidare la nostra struttura verso oceani blu 🙂 che offrono un vantaggio competitivo sostenibile nel tempo.

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