Ridurre la complessità: 5 modi semplici per ottenere risultati

Killer della complessità. Bellissimo, no?

Con un’autocitazione non elegante ma pratica, estraggo una frase dalla presentazione “da stretta di mano” che usiamo quando raccontiamo che ci occupiamo di semplificare le attività dell’Impresa con il MetodoPuntoexe:
“Si tratta del primo metodo made in Italy di miglioramento dell’organizzazione delle PMI che aiuta a semplificare ogni attività dell’Impresa”.
Non  bastasse, ho letto recentemente in LinkedIn la headline di un completo sconosciuto che mi ha colpito: “Adoro la bellezza della semplificazione”.
Ecco.

Semplificare la complessità è qualcosa che credo dovremmo abbracciare in ogni attività.

C’è invece una tendenza, al lavoro ma non solo, a fare il contrario … approfondire i dettagli più infimi, le specifiche tecniche, le tempistiche secondo per secondo.
Dobbiamo certamente trovare un posto per i dettagli, specialmente per coloro che svolgono alcune attività in prima linea, a contatto con il cliente. Ma i dettagli potrebbero non essere necessari in ogni comunicazione e ogni conversazione.

Perché preoccuparci di tutto questo?
Se siamo troppo complessi, i nostri colleghi, i collaboratori del nostro ufficio/reparto ed i nostri responsabili intermedi avranno difficoltà a capirci.
Se non riescono a capirci, sarà difficile ottenere il loro supporto o la loro collaborazione.
Senza la loro collaborazione, sarà difficile raggiungere gli obiettivi della nostra Impresa. Il cerchio si chiude sempre 🙂

5 modi per ottenere la medaglia di killer della complessità:

Meno parole – stesso messaggio: alcune settimane fa abbiamo registrato il quarto filmato della seconda serie di video sugli Spunti di Efficienza del nostro canale Youtube. Prima di metterci di fronte alla telecamera, io e Davide, MetodoPuntoexe Specialist, abbiamo simulato l’intervento e abbiamo usato un timer.
Il nostro obiettivo era di ottenere un video della durata massima di 3 minuti. Il primo passaggio ha richiesto circa 15 minuti. Nell’ora successiva, abbiamo esaminato più volte le domande che ci siamo posti a vicenda ed abbiamo continuato a tagliare parole e dettagli inutili. Alla fine dell’ora siamo riusciti a trasmettere lo stesso messaggio in meno di 1/3 del tempo (-quasi- 3 minuti). Meno dettagli hanno reso il messaggio molto chiaro e molto più facile da capire.

Abbandona gli acronimi: immagina una riunione fra la tua squadra ed i rappresentanti di un cliente. Immagina i soliti discorsi tecnici imbottiti di acronimi, sigle e modi di dire che comunemente usiamo tutti.
Quante richieste di spiegazioni ed espressioni perplesse ci troveremmo di fronte? Pochi sanno cosa significhino quegli acronimi, tanto trendy.

Spesso dimentichiamo che anche se parliamo fra noi di argomenti tecnici ogni giorno, molti altri intorno a noi non hanno la stessa dimestichezza con il nostro linguaggio.
Quando frequentiamo riunioni e meetings guidati da altri, inevitabilmente proviamo lo stesso smarrimento.
Allora scriviamo e parliamo con linguaggio e parole semplici che un bambino di 12 anni possa capire, usando descrittori verbali in modo che tutti possano seguire il nostro ragionamento.

Riepilogo prima, dettagli in seguito:  proviamo ad avviare le comunicazioni importanti con un riepilogo. Sia che si tratti di un paragrafo iniziale in un’e-mail, di una diapositiva Powerpoint o di una telefonata.
Se qualcuno vuole conoscere i dettagli, ce li chiederà.
Potremo presentare i dettagli in fondo al documento, sotto una bella  linea tratteggiata o addirittura in un allegato.

Seguiamo questa sequenza nel produrre un documento:
Cosa > cosa voglio proporti, cosa ho deciso, cosa devi fare
Perchè > perchè sono arrivato a questa decisione
Come > come faremo a relaizzare il “cosa”.

Semplice, appunto.

Tra l’altro, visto che sempre più ci avremo a che fare, non dimentichiamo che i millennial, per esempio, spesso leggono solo una riga dell’oggetto di una e-mail (non solo loro), a prescindere dal contenuto. Per farci leggere e per farci capire dovremo essere sempre più creativi!

Utilizza versioni diverse per un pubblico diverso: succede spesso di comunicare con documenti o strumenti validi sia internamente che esternamente rispetto all’Impresa.
Prima di pubblicare un dato o un’informazione, leggiamo il contenuto ponendoci sia dal lato del nostro collaboratore (interno) che da quello dell’eventuale altra controparte (esterna). Oltre che dal nostro 🙂

Se lo scopo di una comunicazione è ottenere risultati (cos’altro?), dobbiamo essere certi che il messaggio venga recepito da -tutti- i destinatari e che non possa essere mal interpretato o frainteso.
Nel peggiore dei casi, quindi, produrremo una versione per ciascun tipo di destinatario.

Getta a mare la burocrazia: questo concetto si -deve- applicare anche ai processi e alle decisioni (MetodoPuntoexe docet).
Quando ci dibattiamo in scenari di lavoro in cui troviamo troppi “approvatori” o troppi passaggi che non aggiungono valore, dobbiamo intervenire con prontezza. Lo spreco è in agguato.

Quante volte scopriamo che le catene di approvazione sono rimaste le stesse dalla notte dei tempi e che nessuno è mai intervenuto per aggiornarle? Potremmo addirittura scoprire casi in cui i nostri partner commerciali e/o i nostri clienti non si rendono conto del tempo aggiuntivo richiesto da una determinata attività.
Quanti margini di miglioramento insperati e gratuiti…

Non possiamo cambiare tutto, ma possiamo e dobbiamo cambiare un po’. Mai come in questi casi i benefici sono molto superiori ai costi.

***

Allora, siamo killer o creatori di complessità?

Francesco Smorgoni

Fondatore di Puntoexe, imprenditore ad Impatto7, creatore del primo metodo in 6 fasi per la semplificazione delle attività dell'Impresa. Speaker e Podcaster

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